VIP 跨通路訂單管理¶
整合線上線下訂單資料，確保會員消費紀錄完整計入 VIP 累積。
PLUS版專用 :material-store-multiple:支援多通路整合
功能概述¶
跨通路訂單管理讓您手動登錄其他銷售通路的訂單，如實體店面、電話訂購或其他平台的交易紀錄。這些訂單會計入會員的 VIP 累積金額，確保會員無論在哪個通路消費都能享有公平的升等機會。
使用情境¶
- 實體店面整合：POS 系統訂單同步
- 電話訂購登錄：客服接單紀錄補登
- 展覽銷售：現場交易資料整合
- 企業採購：大宗訂單手動登記
操作流程¶
步驟一：新增其他通路訂單¶
登入 CYBERBIZ 電商後台，前往「會員」→ 選擇目標會員
- 進入訂單管理
- 點擊會員明細頁面
- 找到「其他通路有效訂單」區塊
-
點擊「新增訂單」
-
填寫訂單資料
| 欄位 | 必填 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|---|
| 訂單日期 | ✓ | 實際交易日期 | 2024/01/15 |
| 訂單金額 | ✓ | 實付金額（含稅） | NT$ 5,000 |
| 訂單編號 | - | 外部系統編號 | POS20240115001 |
| 通路來源 | - | 標記來源便於管理 | 台北門市 |
| 備註 | - | 補充說明 | 春節禮盒採購 |
- 訂單生效確認
計算說明
其他通路訂單與 EC 訂單同等效力，會立即計入 VIP 累積金額並觸發等級計算。
步驟二：編輯現有訂單¶
- 找到目標訂單
- 在其他通路訂單列表中
-
點擊訂單旁的「編輯」按鈕
-
可修改項目
| 修改項目 | 影響範圍 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 金額調整 | VIP 等級重算 | 可能升降等 |
| 日期變更 | 累積期間改變 | 影響效期計算 |
| 刪除訂單 | 視為無效訂單 | 可能導致降等 |
- 修改後影響
步驟三：批次匯入訂單¶
- 準備匯入檔案
會員信箱,訂單日期,訂單金額,訂單編號,備註
user1@mail.com,2024/01/15,5000,POS001,門市消費
user2@mail.com,2024/01/16,8000,POS002,電話訂購
user3@mail.com,2024/01/17,3000,POS003,展覽購買
- 執行批次匯入
- 確認 CSV 格式正確
- 檢查會員信箱對應
- 上傳檔案並等待處理
批次匯入限制
- 單次上限 1,000 筆
- 會員必須已存在系統中
- 日期格式須為 YYYY/MM/DD
- 金額為純數字，不含符號
步驟四：訂單報表管理¶
- 查看累積統計
| 統計項目 | 內容說明 | 查看位置 |
|---|---|---|
| EC 訂單 | 網站訂單金額 | 訂單列表 |
| 其他通路 | 手動登錄金額 | 其他通路訂單 |
| 總累積 | EC + 其他通路 | 會員資訊頁 |
- 前後台顯示差異
!!! info "顯示邏輯" - 前台「期間累計」= EC + 其他通路總額 - 前台「訂單列表」= 僅顯示 EC 訂單 - 後台可查看完整明細
客服說明話術：
"您的 VIP 累積金額包含所有通路消費，
網站訂單列表顯示的是線上購物紀錄，
實體店面等其他消費也都有計入您的累積。"
實務應用¶
實體店面整合¶
POS 系統對接流程：
-
每日結算
-
資料處理
- 比對會員資料
- 轉換格式
-
標記通路來源
-
批次上傳
- 隔日上午執行
- 確認匯入成功
- 處理異常資料
電話訂購處理¶
客服接單 SOP：
| 步驟 | 動作 | 系統操作 |
|---|---|---|
| 1 | 確認會員身份 | 搜尋會員資料 |
| 2 | 完成電話訂購 | 記錄訂單內容 |
| 3 | 收款確認 | 確認付款完成 |
| 4 | 登錄系統 | 新增其他通路訂單 |
| 5 | 通知會員 | 發送訂單確認信 |
展覽活動銷售¶
現場交易登錄：
活動：2024 春季展售會
日期：2024/03/15-17
處理方式：
Day 1：收集現場訂單（紙本/平板）
Day 2：整理會員對應資料
Day 3：批次匯入系統
Day 4：發送感謝信與 VIP 升等通知
常見問題¶
其他通路訂單未計入累積¶
- 訂單日期超出計算範圍
- 會員帳號對應錯誤
- 訂單狀態異常
- 系統計算延遲
- 確認日期在效期計算範圍內
- 核對會員資料是否正確
- 檢查訂單是否成功儲存
- 等待系統重新計算（約 5 分鐘）
- 手動觸發：編輯後重新儲存
重複登錄訂單¶
- 不同人員重複操作
- 批次匯入檔案重複
- POS 資料重複傳送
- 建立訂單編號檢查機制
- 匯入前比對現有資料
- 設定操作權限管理
- 保留操作日誌追蹤
- 發現重複立即刪除
訂單金額調整影響¶
需要調整已登錄的訂單金額（退貨、折讓等）。
- 部分退貨：減少訂單金額
- 全額退貨：刪除整筆訂單
- 補登差額：新增調整訂單
- 注意：調整可能導致會員降等
- 建議：調整前先通知會員
最佳實務¶
資料管理建議¶
管理要點
- 定期對帳
- 每月核對各通路總額
- 確認無遺漏訂單
-
修正錯誤資料
-
標準化流程
- 統一訂單編號規則
- 固定匯入時間
-
標準化通路命名
-
權限控管
- 指定負責人員
- 限制編輯權限
- 保留修改紀錄
跨部門協作¶
資料串接流程：
graph LR
A[門市POS] -->|每日| B[資料彙整]
C[客服系統] -->|即時| B
D[展覽銷售] -->|活動後| B
B --> E[批次匯入]
E --> F[VIP系統]
F --> G[會員升等通知]協作要點： - 建立統一資料格式 - 制定 SOP 文件 - 定期教育訓練 - 設立問題回報機制
延伸閱讀¶
- VIP 系統初始設定指南 - 了解計算邏輯
- 會員專屬價格管理 - 價格整合策略
- VIP 群組標籤管理 - 特殊通路標籤
- VIP 系統監控與優化 - 數據分析應用